Reklamy
Quase toda técnica de gestão do tempo promete resolver o mesmo problema: o dia acaba e a tarefa que importava continua parada. O que muda é o mecanismo. Uma divide o trabalho em pedaços pequenos, outra reserva horário na agenda, outra limita o esforço dedicado a cada item.
Por isso nenhuma funciona para todo mundo nem para todo tipo de tarefa. O Pomodoro é ótimo para começar algo que você está evitando e péssimo para uma conversa longa com um cliente. Time blocking ajuda quem tem agenda previsível e atrapalha quem vive apagando incêndio.
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Abaixo estão cinco técnicas, com o que cada uma faz, como aplicar em poucos passos e em que situação ela deixa de servir. A escolha de o que fazer primeiro, por outro lado, é outro tema, tratado em como priorizar tarefas em projetos. Aqui o assunto é como usar bem o tempo depois que você já sabe a tarefa.
Pomodoro: intervalos curtos de trabalho
O italiano Francesco Cirillo criou o método no fim dos anos 1980, quando era estudante, e usava um timer de cozinha em formato de tomate. Daí o nome: pomodoro é tomate em italiano. A versão clássica tem 25 minutos de trabalho com um item só, 5 minutos de pausa, e uma pausa maior, de 15 a 30 minutos, depois de quatro ciclos.
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O truque está em dois detalhes. Durante o ciclo você não olha mensagens nem troca de tarefa, e anota num papel qualquer ideia que surgir para tratar depois. E o ciclo não pode ser interrompido pela metade: se alguém te chamou, o pomodoro foi perdido e recomeça do zero.
Serve muito bem para tarefas que você adia, como começar um texto, estudar para uma prova ou arrumar uma planilha antiga. Quase todo mundo aceita ficar 25 minutos fazendo algo chato. Já para trabalho criativo, que pede uma hora de imersão até engrenar, 25 minutos podem cortar o raciocínio justamente quando ele pegou ritmo. Nesse caso, estique o ciclo para 50 minutos com 10 de pausa.
Time blocking: dar à tarefa um horário na agenda
Em vez de uma lista de coisas a fazer, você distribui as tarefas no calendário, cada uma com hora de início e fim. Cal Newport, autor de Deep Work, é o nome mais associado à técnica. A vantagem é obrigar você a encarar uma conta que a lista esconde: se há doze tarefas e seis horas livres, algo não cabe.
Para começar, desenhe o dia seguinte na noite anterior. Reserve primeiro os blocos mais pesados, depois os de rotina, como e-mail e burocracia, e deixe uma folga entre eles. Quando algo estourar o tempo, não esconda: reorganize os blocos seguintes no mesmo instante.
Onde ela falha: em funções muito reativas, como suporte, plantão e atendimento. Se metade do dia é imprevisto, o calendário perfeito vira lixo às dez da manhã e frustra mais do que ajuda. Nesses casos use blocos grandes e vagos, como “trabalho de projeto, duas horas”, em vez de minutos cravados. A rotina semanal completa é descrita em como organizar a rotina de trabalho.
Regra dos dois minutos: resolver na hora o que é rápido
Vem do método Getting Things Done, de David Allen, e é simples: se uma tarefa leva menos de dois minutos, faça agora. Responder um “sim” por e-mail, confirmar um horário, assinar um documento. Anotar e voltar depois custa mais tempo do que fazer, porque você precisa reler e retomar o contexto.
O risco é a regra virar desculpa. Se você aplica a cada vez que uma mensagem chega, o dia vira uma sequência de microtarefas e a tarefa grande nunca começa. A saída é usar a regra só dentro de um momento reservado ao processamento da caixa de entrada, não durante o trabalho concentrado.
Há uma segunda utilidade, menos óbvia. A regra funciona ao contrário para começar o que você está evitando: combine consigo mesmo trabalhar nela só dois minutos. Quase sempre você continua depois de começar.
Batching: juntar tarefas parecidas
Batching é agrupar tarefas do mesmo tipo e fazer todas de uma vez. Pagar contas uma vez por semana. Fazer todas as ligações entre 14h e 15h. Responder mensagens em três horários. Gravar os vídeos do mês na mesma tarde.
A economia vem da preparação: abrir o programa, achar os documentos e entrar no modo certo acontece uma vez, não dez. Também reduz a quantidade de vezes que você troca de tipo de atividade, que é onde o tempo vaza sem a gente ver. O problema do batching é o atraso. Se um cliente espera o seu próximo lote de respostas e o lote só sai à tarde, a demora pode custar mais do que a economia. Avise os prazos de retorno para quem depende de você.
Timeboxing: limitar o tempo, não o resultado
No timeboxing você define de antemão quanto tempo uma tarefa merece e para quando ele acaba. É diferente do time blocking, que reserva horário. Aqui o foco é o teto: “vou gastar 40 minutos nesse slide, e o que estiver pronto é o que vai”.
Ajuda contra o perfeccionismo e contra a tendência de o trabalho ocupar todo o tempo disponível. Se você nunca fixa limite, escrever um e-mail pode consumir uma hora. É muito usado em desenvolvimento de software, onde equipes definem uma duração fixa para uma tarefa de investigação e, no fim, decidem com o que descobriram.
Não use em tarefas em que a qualidade mínima é inegociável, como revisão de contrato ou contas da empresa. Nelas, o tempo cabe ao trabalho, não o contrário.
As cinco no mesmo dia de trabalho
Para ver como as técnicas se encaixam, pense num dia de uma advogada que prepara uma petição, atende ligações de clientes e responde e-mails. Na noite anterior, ela faz um time blocking: das 9h às 11h, escrever a petição; das 11h às 11h30, ligações; à tarde, revisão de documentos e e-mails.
Dentro do bloco da petição, usa Pomodoro de 50 minutos com dez de pausa, para não perder o ritmo. Concentra as ligações todas em meia hora, o que é batching. Nos horários de e-mail, responde na hora o que leva menos de dois minutos e transforma o resto em tarefas. E para a revisão de um contrato antigo, que ela tende a esticar, define um teto de uma hora e meia: timeboxing.
Cada técnica resolve um pedaço do dia, e nenhuma delas dá conta de tudo. Usar as cinco ao mesmo tempo no primeiro dia é receita de abandonar todas. O que costuma funcionar é incorporar uma de cada vez, a cada semana, e manter só as que mostram efeito.
Como escolher entre elas
Em vez de adotar as cinco, escolha pelo problema que você tem. Se o difícil é começar, use Pomodoro ou a regra dos dois minutos. Se a agenda estoura e você não sabe por quê, time blocking mostra a conta. Se o dia é picotado, batching. Se você capricha demais no que não precisa, timeboxing.
Experimente uma técnica por semana, não duas. Ao fim da semana, pergunte o que terminou que antes ficava para depois. Se a resposta for nada, mude de técnica sem culpa. E lembre que técnica nenhuma compensa um ambiente barulhento: se o celular vibra a cada minuto, vale começar por como manter o foco e evitar distrações.
Perguntas frequentes
Posso combinar Pomodoro com time blocking?
Pode, e funciona bem. O time blocking decide que, das 9h às 11h, você escreve o relatório; o Pomodoro organiza essas duas horas em ciclos de trabalho e pausa. Uma técnica cuida da agenda, a outra da execução.
O Pomodoro precisa ser de 25 minutos?
Não. Os 25 minutos são a versão original, mas o que importa é o princípio de um bloco curto com um único item. Há quem prefira 40 ou 50 minutos. Se você sentir que o timer interrompe sempre no melhor momento, aumente o ciclo.
Qual técnica serve para quem trabalha em casa?
Em casa o problema costuma ser a falta de limites entre trabalho e resto. Time blocking com horário de término marcado e Pomodoro para começar tarefas ajudam bastante. Evite apenas ciclos tão longos que você esqueça de levantar da cadeira.
E se eu não conseguir cumprir o planejado?
É normal nas primeiras semanas, porque quase todo mundo calcula o tempo de forma otimista. Anote quanto cada tipo de tarefa realmente levou e use esses números no planejamento seguinte. Depois de duas ou três semanas, a estimativa melhora.
Pausa durante o Pomodoro pode incluir o celular?
Se der, prefira levantar, beber água ou olhar pela janela. Cinco minutos no celular raramente terminam em cinco minutos, e você volta para a tarefa com a cabeça em outra coisa. Mais ideias de como descansar entre os blocos estão em pausas e descanso.
